Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców
Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026r.
Faktury konsumenckie w KSeF
Zasadą jest, że faktury dla konsumentów (osób prywatnych) nie muszą być obligatoryjnie wystawiane w KSeF, ale…
Jeśli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zażąda wystawienia faktury, przedsiębiorca będzie miał obowiązek ją wystawić. To, czy taka faktura będzie wystawiona przez KSeF, czy poza systemem, zależy od decyzji wystawcy. Przedsiębiorca może:
- wystawić fakturę analogową (papierową lub elektroniczną poza KSeF),
- lub – jeśli umożliwia to jego system – wystawić fakturę przez KSeF.
Ważne: nie ma obowiązku wystawiania faktur dla konsumentów przez KSeF, nawet po pełnym wdrożeniu systemu, chyba że sam przedsiębiorca lub klient tak zdecydują.
Dla wygody i przejrzystości wielu przedsiębiorców może dobrowolnie zdecydować się na faktury konsumenckie również w KSeF – ale nie ma takiego obowiązku.
Wystawianie faktur w trybie offline
Nowy tryb „Offline24” to tryb dobrowolny – w ramach tego trybu faktury jako xml mogą być wystawione bez natychmiastowego wrzucenia i wgrania do ich systemu do KSeF. Pomysł zakłada, że dostęp lub przepustowość systemu może być utrudniona lub z innych przyczyn podatnicy nie będą mogli wystawiać lub wysyłać poprzez KSeF w czasie rzeczywistym.
Aby wystawiać faktury w trybie offline podatnik będzie musiał wcześniej pobrać certyfikat wystawcy faktury. Faktury powinny być przesłane nie później niż w następnym dniu roboczym, w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w KSeF.
Data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę. Jednak faktura będzie otrzymana dopiero przez nabywcę przez system KSeF, nawet jeśli plik z fakturą nabywca dostanie wcześniej.
Jeśli odbiorcą jest użytkownik nie korzysta z faktura będzie dwa kody QR weryfikującym i zapewniający autentyczność pochodzenia.
Wystawianie faktur w trybie offline
Analogowo wystawiać faktury będą mogli najmniejsi podatnicy tzw. „wykluczoni cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie). Jednak i oni zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Jeśli chodzi o konieczność odbioru faktur zakupu to również „wykluczeni cyfrowo” jeśli będą chcieli w swoich rozliczeniach ujmować faktury kosztowe to będą musieli się zarejestrować do systemu KSeF.
Wprowadzenie załącznika do faktury ustrukturyzowanej
Nowa wersja ma pozwalać na wystawianie załączników do faktury. Będą to de facto dodatkowe dane w pliku xml do faktury. Będzie to miejsce na dodatkowe dane np. zużycia mediów, dla branży telekomutacyjnej lub paliwowej. Nie będzie to też forma zdjęć lub innych plików, tylko znaków
Ta forma wystawiania faktur z dodatkowymi informacjami będzie wymagała zgłoszenia przez e-Urząd Skarbowy od 01.01.2026 – zgłoszenia maja być rozpatrywane w ciągu 3 dni roboczych. Waga załącznika ma mieć nie więcej niż 3 MB. W załączniku nie mogą znajdować się treści reklamowe lub marketingowe. Naruszenie zasad będzie mogła skutkować odebraniem podatnikowi dostęp do tej funkcjonalności.
Ważne terminy dla niektórych rozwiązań
Do końca 2026 r.:
- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących.
- urzędy skarbowe nie będą stosowały kary za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF
- nie będzie obowiązku podawania numeru unikalnego KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).
Jeśli chcesz dostosować swoje procedury fakturowania do nowego systemu KSeF – skontaktuj się z nami. Pomożemy dobrać optymalne rozwiązanie dla Twojej firmy i klientów.